Organiser une visio dans une salle de réunion : Foire aux questions
Le 1er mars 2024
Vous organisez une visioconférence en salle de réunion et vous rencontrez des difficultés ? N’hésitez pas à consulter cette FAQ (Foire aux questions) que nous mettons à votre disposition, en souhaitant que vous y trouviez la réponse souhaitée !
En cas d’urgence : appelez le 130.09 (ou 01-40-81-30-09 si vous n’êtes pas sur site)
- Les écrans muraux de la salle ne s’allument pas
- Je n’entends pas les interlocuteurs distants
- Les interlocuteurs distants ne vous entendent pas alors qu’ils s’entendent entre eux
- Vous avez un problème conférence avec le PC de la salle
- Je n’entends pas et ne vois pas mes interlocuteurs après le lancement de mon logiciel de visioconférence depuis le PC
- Je n’arrive pas à partager un contenu depuis le PC et je suis en présentiel sans Visio
- Je n’arrive pas à partager un contenu depuis le PC et je suis en visio avec des interlocuteurs distants
- La caméra est mal positionnée et les interlocuteurs distants ne me voient pas correctement
- Je ne connais pas la signification des touches de la télécommande de l’équipement visio
Les écrans muraux de la salle ne s’allument pas.
En bougeant la télécommande de l’équipement visio,les écrans doivent s’activer en moins de 5 secondes.
Si ce n’est pas le cas, allumer les écrans avec la télécommande (Vestel, LG ou Philips) des téléviseurs correspondants (Vestel, LG ou Phillips).
Pour cela presser la touche on/off de la télécommande correspondante à la marque du moniteur en vous approchant de celui-ci. La diode de l’écran doit passer du rouge au vert.
Les écrans doivent alors afficher l’accueil du système Poly et le retour de la caméra (local) dans une fenêtre.
Je n’entends pas les interlocuteurs distants.
Utilisez la télécommande pour augmenter ou diminuer le niveau d’écoute. La définition du volume affecte uniquement le son entendu dans votre salle.
Appuyez à plusieurs reprises sur la touche de la télécommande.
Les interlocuteurs distants ne vous entendent pas alors qu’ils s’entendent entre eux.
Vérifiez sur le micro de table, la couleur de celui-ci.
Si les lumières sur le micro de table sont rouges, c’est que le micro est désactivé.
Vous devez alors activer les micros.
Vous avez deux moyens pour le faire :
- Appuyer sur la touche de la télécommande
- Activer les microphones de table en pressant la touche centrale du micro de table afin que les lumières deviennent vertes.
Si les diodes sur le micro de table sont vertes, c’est que le micro est activé et il est opérationnel.
Si cela ne fonctionne toujours pas, vérifiez avec vos correspondants que leur volumes est bien réglés.
Si les lumières sur le micro de table ne sont pas allumées en cours de conférence, c’est que le micro n’est pas raccordé ou en panne.
Vérifiez la bonne connexion du micro de table avec son connecteur.
Les interlocuteurs distants doivent vous entendre parfaitement.
Vous avez un problème conférence avec le PC de la salle.
Branchement des câbles
Les câbles sont étiquetés et les ports du PC également, vous devez donc les faire correspondre.
Si le PC ne s’allume pas :
Vérifier le branchement du câble ’ALIM’ sur la prise électrique de la trappe et sur le PC.
Si le PC de la salle ne transmets pas les images de ma visio conférence :
Vérifier le branchement du câble ’HDMI’ sur le PC de la salle.
Si je n’ai pas de retour de ma visio sur les écrans de la salle’ :
Vérifier le branchement du câble ’USB’ sur le PC de la salle.
Si le PC de la salle n’est pas connecté au réseau’ :
Vérifier le branchement du câble ’RJ45’ sur le PC de la salle.
Je n’entends pas et ne vois pas mes interlocuteurs après le lancement de mon logiciel de visioconférence depuis le PC.
Principe technique :
Quelque soit le logiciel de Visio conférence choisie (zoom,lifesize,webconférence de l’état,etc ), vous devez indiquer dans les paramètres de ces logiciels les sorties audio et vidéo que vous allez utiliser. Ainsi, vous allez pour tous les logiciels lui indiquer que vous allez utiliser les sorties audio et vidéo du système Polycom installé dans la salle où vous êtes.
Par exemple, une fois activé la webconférence de l’état vérifier que la caméra et les microphones de la salle du système Polycom soient bien sélectionnés.
Voir photos ci-dessous pour la sélection de la caméra et des microphones de la salle dans la « webconférence de l’état »
Pour la caméra :
Sélectionner en sortie visio la caméra du système poly G7500.
Pour les microphones : Sélectionner en sortie audio, les microphones du système Polycom G7500 installés dans la salle où vous êtes. Sélectionner ’interphone avec annulation d’écho’.
Je n’arrive pas à partager un contenu depuis le PC et je suis en présentiel sans Visio.
Vérifier la connectique
1)Vérifier le branchement des câbles
2)Allumer le moniteur (téléviseur) chargé d’afficher le contenu
Si la salle est dotée de trois écrans (hdmi1 ,hdmi2, hdmi 3), allumez l’écran hdmi 3 souvent l’écran situé à droite de la porte d’entrée de la salle au moyen de l’interrupteur situé en bas de l’écran.
Depuis le PC procéder à l’ouverture de votre session puis du document à projeter.
Ouvrir votre session sur le PC en vous connectant avec vos identifiants et votre mot de passe.
Sur l’écran Windows en bas à gauche cliquez sur « autre utilisateur »
Saisissez vos identifiant de connexion Windows pour ouvrir votre session. Nom d’utilisateur :
« prénom.nom » et mot de passe.
Les icônes du bureau vont alors s’afficher.
Presser la touche « Windows » + « P » et sélectionner « dupliquer »
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Je n’arrive pas à partager un contenu depuis le PC et je suis en visio avec des interlocuteurs distants.
Un fois connecté sur le PC avec votre session
Double cliquez sur l’icône du logiciel de visio que vous souhaitez ouvrir pour procéder à la sélection de la fonctionnalité partage d’écran
En parallèle ouvrez votre document à partager.
Depuis le logiciel de visioconférence que vous utilisé vérifier la sortie vidéo.
Vérifier que le pc utilise le système Polycom de la salle dans votre logiciel de visio
Pour cela vérifier que dans votre outil webconférence, vous avez indiqué d’utiliser la caméra et le micro du Polycom. Pour cela sélectionner la sortie audio « interphone » avec annulation d’écho » et pour la vidéo sélectionner le « Poly G7500
Ouvrir le logiciel de visio conférence que vous souhaitez utiliser (zoom,lifesize,…) et activer la fonction de partage d’écran
Depuis la tablette activer le « mode périphérique ».
L’écran du PC s’affiche alors sur l’écran mural de droite et sur les écrans des participants. Pour sortir du mode contenu : à partir de la tablette sélectionner les trois traits en bas de la tablette. Point de vigilance technique dans les logiciels de visio conférence : Si vous souhaitez partager un document vérifié que vous avez bien les droits pour le faire. Il faut être co-modérateur/co-hôte de la réunion.
La caméra est mal positionnée et les interlocuteurs distants ne me voient pas correctement.
Au début de chaque conférence, la caméra s’oriente dans la même configuration (zoom et direction) que lors de la conférence précédente.
Par conséquent, en fonction du nombre de participants, le positionnement de la caméra peut ne plus être adapté.
Pour régler l’angle de la caméra, il faut se rentrer dans les paramètres de la caméra du Polycom grâce à la touche centrale de validation
Vous trouverez dans les options de la caméra, un écran virtuel. Utilisez + et – de l’écran virtuel pour régler l’effet de zoom de la caméra. Avant de modifier les angles du zoom avec les touches + et -, vous devez au préalables désactiver le suivi des caméras. La pression sur ces touches vous permettra de saisir les plans de la salle désirées. Pour revenir à l’état initial, il faudra sélectionner la touche arrière sur la télécommande
Je ne connais pas la signification des touches de la télécommande de l’équipement visio.
